CRM ou Excel : que choisir pour une TPE ? Les 5 questions à se poser, et un modèle gratuit.

Mis à jour le 2 novembre 2026

Notre avis. Excel suffit tant que 1 ou 2 personnes tiennent le fichier et qu'aucune relance ne s'oublie. Un CRM devient plus sûr quand plusieurs personnes suivent les mêmes clients ou des devis en cours. Le fichier de suivi client gratuit est plus bas, dans la partie « Le modèle gratuit ».

Excel ou CRM : quelle différence pour suivre ses clients ?

CRM veut dire « gestion de la relation client ». Un CRM est un outil qui réunit, pour chaque client, ses coordonnées, l'historique des échanges et la prochaine action à mener. Un fichier Excel peut tenir le même rôle, à condition que quelqu'un le remplisse et le relise.

Voici Excel et un CRM du marché sur 6 points. Les cases « selon l'éditeur » se vérifient chez chaque éditeur : ce tableau n'en cite aucun.

Quand Excel suffit encore à une TPE

Selon nous, Excel est un bon point de départ : noter ses clients vaut mieux que les garder en tête. Il suffit encore dans ces 4 situations :

• 1 ou 2 personnes tiennent le fichier, et elles se parlent tous les jours.
• Les clients à suivre restent assez peu nombreux pour que vous les retrouviez sans chercher.
• Vous regardez la colonne « Date de relance » chaque semaine, et aucune relance ne passe à la trappe.
• Votre vente est simple : pas de devis en attente de réponse pendant des semaines.

Quand ces situations ne sont plus les vôtres, les signes se voient. Notre article Excel ne suffit plus dans votre entreprise ? 7 signes qui ne trompent pas les détaille, dont les données clients éparpillées.

5 questions pour savoir s'il est temps de passer à un CRM

Comptez 1 point à chaque situation qui est la vôtre. C'est un repère SL Agence, pas une norme.

1. Plusieurs personnes écrivent dans le fichier. Pour savoir qui modifie quoi, il faut se parler.
2. Une relance a déjà été oubliée. Voir comment relancer un devis sans réponse.
3. Pour retrouver l'historique d'un client, vous ouvrez plusieurs fichiers.
4. Vous suivez des devis en cours, dont certains attendent une réponse.
5. Vous avez besoin du fichier hors du bureau, chez un client ou en déplacement.

Comment lire le résultat. Repère SL Agence : 0 point, Excel suffit encore. 1 ou 2 points, améliorez d'abord le fichier avec le modèle plus bas. 3 points ou plus, comparez des CRM.

Le modèle gratuit : un fichier de suivi client Excel, prêt à remplir

Voici un fichier de suivi client en Excel, sans inscription et sans macro. Il garde le principe d'un CRM simple : 1 ligne par client, un statut, une date de relance.

Les 13 colonnes de l'onglet « Clients » :

• Entreprise
• Contact
• Fonction
• Téléphone
• E-mail
• Ville
• Origine (liste)
• Statut (liste : Prospect, Devis envoyé, Client, Perdu, Ne plus contacter)
• Dernier échange (date)
• Prochaine action
• Date de relance (en rouge si elle est dépassée)
• Revoir ou supprimer le (date à saisir vous-même)
• Notes

Exemple fictif. Les 3 lignes déjà remplies sont inventées (adresses en example.com, numéros en 06 00 00 00 00) : effacez-les avant de saisir vos vrais clients. Un second onglet, « Mode d'emploi », tient en quelques lignes.

Combien de temps garder une ligne ? Ce fichier contient des coordonnées de personnes : ce sont des données personnelles. Selon le référentiel de la CNIL sur la gestion des activités commerciales, les données relatives aux prospects utilisées à des fins de prospection commerciale peuvent être conservées 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect. Celles d'un client, utilisées aux mêmes fins, peuvent l'être pendant la relation commerciale, puis 3 ans après sa fin. Les référentiels de la CNIL ne sont pas contraignants, mais celui qui s'en écarte (par exemple avec une autre durée) doit pouvoir justifier son choix (source : CNIL, « Questions-réponses sur les référentiels relatifs à la gestion des activités commerciales et des impayés dans une transaction commerciale », page publiée le 28 janvier 2022, consultée le 2 novembre 2026).

Selon nous, remplissez la colonne « Revoir ou supprimer le » en même temps que la ligne : vous n'avez plus à y repenser ensuite.

D'autres fichiers sont à copier dans nos modèles gratuits.

Passer d'Excel à un CRM sans tout ressaisir

Si vous choisissez un CRM un jour, votre fichier vous servira de point de départ. Selon nous, 5 vérifications évitent de ressaisir :

• Nettoyer les doublons. La même entreprise écrite de 2 façons devient 2 fiches.
• Garder les mêmes mots pour les statuts. « Devis envoyé » partout, pas « devis parti » ici et « DE » là.
• Séparer l'entreprise et le contact sur 2 colonnes, comme dans le modèle.
• Écrire les dates dans le même format, par exemple 15/11/2026.
• Poser 2 questions avant de choisir : peut-on importer un fichier Excel ? Peut-on tout exporter ensuite ? La réponse dépend de chaque outil : demandez-la à l'éditeur.

Gardez aussi une copie du fichier d'origine tant que la reprise n'est pas vérifiée.

Pour réunir ses fichiers sur un seul écran, voir remplacer Excel par une application.

Un exemple proche de nos réalisations

Un cabinet de gestion de patrimoine. Ce n'est pas présenté comme un CRM : c'est l'exemple le plus proche que nous ayons.

Avant. Un fichier Excel par client, rangé dans des dossiers. Pour préparer un rendez-vous : chercher, ouvrir, fermer, recommencer. Aucune vue d'ensemble.

Ce que nous avons construit. Une seule application pour les clients, les contrats et les échéances. Le questionnaire se remplit pendant le rendez-vous, le score se calcule en direct, la restitution s'imprime en sortant.

Ce qui a changé. Les clients à relancer sont signalés automatiquement. Le conseiller ne cherche plus, il consulte.

Le suivi des devis est une fonction que nous pouvons construire : il ne fait pas partie de cet outil. Voir la réalisation.

Conclusion : commencer par le fichier, passer au CRM quand les signes s'additionnent

Pour suivre ses clients en TPE, Excel est un bon début, selon nous. Gardez-le tant que 1 ou 2 personnes tiennent le fichier et que chaque relance se fait à sa date. Passez à un CRM quand plusieurs de ces situations se cumulent (3 points ou plus au test) : plusieurs personnes suivent les mêmes clients, des devis restent en attente, il vous faut le fichier hors du bureau.

Si aucun CRM du marché ne convient à votre façon de vendre, apportez-nous votre fichier : nous construisons un CRM sur mesure pour PME autour de lui. Il suffit de 15 minutes au téléphone, au 07 67 08 19 43. Pour les factures impayées, c'est un autre sujet : voir la relance automatique de factures.

Questions sur le choix entre CRM et Excel

Peut-on faire un CRM sur Excel ?

Oui, pour un suivi simple : 1 ligne par client, un statut, une date de relance et des notes. C'est ce que fait le modèle de cet article. Selon nous, la limite est humaine : le fichier ne vous prévient pas, c'est vous qui le relisez.

Un CRM gratuit suffit-il pour une TPE ?

Cela dépend de l'offre gratuite, propre à chaque éditeur et à lire sur sa page. Selon nous, 4 points à vérifier : le nombre d'utilisateurs permis, les fonctions comprises, la possibilité d'exporter toutes vos données, et ce qui change si vous dépassez l'offre gratuite.

CRM ou ERP : quelle différence ?

Un CRM sert à suivre les clients : contacts, échanges, devis, relances. Un ERP est un logiciel de gestion qui couvre plusieurs fonctions de l'entreprise à la fois, comme la comptabilité, les achats ou les stocks. Selon nous, pour suivre ses clients, un fichier ou un CRM suffit, sans passer par un ERP.

Combien de temps garder les coordonnées d'un prospect ?

Selon le référentiel de la CNIL sur la gestion des activités commerciales, qui n'est pas contraignant (s'en écarter doit pouvoir être justifié), les données des prospects utilisées à des fins de prospection commerciale peuvent être conservées 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect. Celles d'un client, utilisées aux mêmes fins, peuvent l'être pendant la relation commerciale, puis 3 ans après sa fin (source : CNIL, « Questions-réponses sur les référentiels relatifs à la gestion des activités commerciales et des impayés dans une transaction commerciale »).